Unnest — smart schemaläggning för tjänsteföretag med personal i fält

Unnest är en plattform vi utvecklat för tjänsteföretag som vill lägga mindre tid på planering och mer tid på verksamheten — städbolag, hemtjänst, hantverkare, säkerhetsföretag och andra verksamheter med personal ute hos kund. Systemet samlar hela kedjan — från schemaläggning och ruttoptimering till tidrapportering, kundkommunikation och fakturaunderlag — i ett och samma verktyg.

Problemet

Att planera en veckas uppdrag för hand är ett pussel, oavsett om det handlar om städ, hemtjänst eller service på fältet. Personalens arbetstider, kvalifikationer och frånvaro ska matchas mot kundernas önskemål och tidsfönster. Restider mellan adresser avgör hur många uppdrag ett team hinner med. Fordon ska räcka till. Och när någon blir sjuk klockan sex på morgonen ska hela pusslet läggas om — snabbt.

För många företag försvinner timmar varje vecka i manuell planering. Ändå blir schemat sällan optimalt: rutter korsar staden i onödan, och sena ändringar sprids via samtal och lappar. Det är exakt den vardagen Unnest är byggt för.

Schemaläggning

Grunden i Unnest är en regelstyrd schemamotor. Jobb kopplas till kunder med adress, tidsfönster och återkommande mönster — veckovisa besök, månadsvisa uppdrag, engångsjobb. Motorn tar hänsyn till:

• Arbetstider och tjänstgöringsgrad — varje anställd har sitt arbetsschema, och systemet planerar aldrig utanför det.
• Kvalifikationer — uppdrag som kräver särskild behörighet bemannas bara med personal som har den.
• Frånvaro — semester, sjukdom och delvis frånvaro plockas automatiskt in i planeringen.
• Konflikter — dubbelbokningar och krockar flaggas direkt, med förslag på lösningar.

Scheman versionshanteras: ett utkast kan granskas, jämföras med tidigare versioner och godkännas innan det går ut till personalen. Blir utfallet fel går det att backa.

Ruttoptimering

Ruttoptimeringen är plattformens kärna. Att bestämma i vilken ordning ett team ska köra mellan uppdragen är i grunden ett handelsresandeproblem, och Unnest löser det med optimeringsalgoritmer som väger restid, tidsfönster och bemanning mot varandra. Resultatet visualiseras på karta, rutt för rutt.

Planeringen är inte låst till automatiken: dagsscheman kan finjusteras manuellt med drag-and-drop, och systemet räknar om restider och flaggar konsekvenser medan man arbetar.

Den dagliga driften

När schemat är satt tar vardagen över — och det är där de flesta system faller. Unnest hanterar hela dagen:

• Team och fordon sätts ihop per dag, med koll på vem som kör vad.
• Personalen checkar in och ut på jobb via mobilen; tidrapporter skapas automatiskt.
• Förseningar rapporteras med ett knapptryck och syns direkt för planeraren.
• Vid sjukdom föreslår systemet ersättare som har rätt kvalifikationer och får plats i rutten.

Kommunikation

Schemautskick och bekräftelser går via SMS. Personalen får sina dagsscheman direkt i telefonen, kunder kan få bekräftelser inför besök och svara för att bekräfta eller flytta — tvåvägskonversationer samlas i plattformen i stället för i någons privata mobil.

Ekonomi

Tidrapporterna som skapas under dagen blir underlag åt två håll:

• Fakturering — utförda uppdrag blir fakturaunderlag, med integration mot Fortnox för kundsynk och fakturautskick.
• Lön — arbetad tid, OB och frånvaro sammanställs till löneunderlag som kan exporteras.

Administrationen som tidigare krävde att samma siffror stansades in i tre system sker en gång — eller inte alls.

AI-assistenten

Ovanpå detta ligger ett AI-lager. Assistenten förstår verksamhetens data och kan användas i naturligt språk: föreslå en schemaläggning, flytta uppdrag, formulera regler (“inga jobb efter 15 på fredagar”) — temporära för en enskild dag eller permanenta. När förutsättningarna ändras kan systemet föreslå en omplanering som planeraren godkänner eller avvisar. AI:n gör utkasten; människan fattar besluten.

Tekniken

Unnest är byggt som en modern webbapplikation:

• Frontend i React och TypeScript, med realtidsuppdateringar så att alla planerare ser samma läge.
• Backend som Node.js-microservices, där schemamotor, optimering, SMS och ekonomi är separata tjänster.
• Kartor för ruttvisualisering och adresshantering.
• Fleranvändararkitektur från grunden — varje företag arbetar i sin egen arbetsyta, med tydlig dataseparation.

Arbetssättet

Unnest utvecklas löpande i nära samarbete med tjänsteföretag som har personal ute på fältet — i dagsläget framför allt städbolag, men samma grundproblem gäller för hemtjänst, hantverkare och andra branscher där schema, rutt och rapportering hänger ihop. Varje funktion prövas mot verkliga scheman, verkliga rutter och verklig vardag — och det är återkopplingen från planerare och personal som styr prioriteringarna. Det är så vi tycker att verksamhetssystem ska byggas: inte som demos, utan mot driften.